[15/04/2018] Compte Rendu CA

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Ce sujet a 0 réponse, 1 participant et a été mis à jour par Yves Remord Yves Remord, il y a 2 semaines et 1 jour.

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    Yves Remord
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    Compte rendu du CA du 15/04/2018

    Liste des présents :

    Membres du CA :

    André Pierre Tayot

    Yoan Moisan

    Corentin Bolzer

    Alexandre Ratkoff

    Clément Lefebvre

    Membres :

    Nicolas Fruitier

    Marc Letoffe

    Laury Poyer

    Yannick Hesling

    Clémentine Desjardins

    Le président de l’association, Alexandre, note l’absence non-justifiée de William, représentant de l’association auprès de la MDU. Un rappel du règlement intérieur de l’association devra lui être notifié.

    Début du CA à 11h.

    Point de trésorerie présenté par Yoann, trésorier de l’association :

    Au 10 avril, la trésorerie est à 1789,37€, pour un objectif affiché d’au moins 2000€ pour avoir un fond de roulement solide. L’évènement « nuit au musée » doit rapporter 200€ supplémentaires dans les prochaines semaines, et certaines factures provenant des Jeux de Roger 2017 restent à rembourser auprès d’Alexandre.

    Yoann souligne également qu’actuellement, les rentrées d’argent proviennent essentiellement des cotisations enregistrées sur le pôle St Sever et sur les buvettes, alors que les fonds premiers du début de l’association provenaient essentiellement d’évènements rémunérés.

    Yoann a également présenté de nouveaux outils de gestion comptable et administratif simples, devant à terme devenir accessibles à tous les membres de l’association, et permettant également une prise en main facilité lors d’une passation de poste administratif au sein de l’association.

    Courrier à Nicolas Savary, présenté par Yoann, trésorier de l’association :

    Il existe un problème autour du remboursement de jeux de sociétés, acheté par Nicolas Savary au nom de l’association au cours de son mandat de président de l’association. En effet, si ceux-ci lui ont été remboursés, les jeux sont toujours chez lui. Il est donc important que l’association les récupère désormais.

    Aussi, une lettre concernant lesdits jeux va lui être envoyé, présentant la facture d’achat des jeux et le remboursement effectué et lui intimant donc de les rendre dans un délai court qui lui sera fixé. Il peut également rembourser à la place l’association de la somme correspondante s’il compte garder lesdits jeux.

    En absence de réponse, un dépôt de plainte s’ensuivra au nom de l’association à son encontre.

    Vote pour l’envoi du courrier a nicolas S :

    5 Pour, 0 Contre, 0 Abstention

    L’envoi de cette lettre à Nicolas Savary est approuvé à l’unanimité des membres du CA présent.

    Le CA discute également du fait qu’il a été constaté au cours des derniers jeux de Roger que Nicolas Savary avait embarqué chez lui, au nom de l’association pour pouvoir les conserver et les rendre plus tard, une partie des stocks de nourriture restant, ainsi que le socle d’une bouilloire appartenant à l’association. Devant l’absence de retour dudit stock et matériel, un mail lui sera renvoyé pour lui demander un éclaircissement sur ce que cette nourriture et ce socle est devenu. Le CA n’appuie pas l’idée de poursuivre sur le sujet en l’absence de réaction de Nicolas Savary sur ce sujet.

    Subvention de l’Université, présenté par Yoann, trésorier de l’association :

    Devant la forte baisse des subventions alloués par le FSDIE à l’association l’année dernière, Yoann, accompagné de William, est allé en discuter avec la responsable FSDIE de l’Université afin de comprendre les problèmes rencontrés. Il est apparu plusieurs points qui explique l’état de fait :

    L’association a régulièrement « oublié » de rendre à temps les dossiers (1 semaine de retard pour les jeux de Roger 2017 par rapport à la date prévue), qui étaient d’autant plus souvent inexacts et le compte-rendu de retour de l’évènement était mal ficelé.

    Les documents concernant les dates de rendu et les attentes du FSDIE étant particulièrement clairs, il apparaît que l’association a souffert l’année dernière à la fois d’un déficit de formation et d’encadrement des tâches administratives à faire, en plus d’un repli sur soi des membres responsables de l’association qui se sont sans doute senti en faute et n’ont pas su communiquer sur les problèmes qu’ils rencontraient auprès des personnes qui auraient pu leur venir en aide. Ce problème doit donc être combattu et résolu définitivement.

    La situation du local de l’association a également été évoqué : il se trouve que le local de l’association est actuellement non seulement très mal placé (loin de toute activité passante, le rendant invisible au public), mais également beaucoup trop petit pour pouvoir y tenir la moindre activité. Yoann indique qu’il s’agit manifestement d’un problème politique au sein de l’Université, le FSDIE et la MDU n’étant pas sur la même ligne à ce sujet, et la MDU se vivant de plus en plus comme une salle de spectacle qu’une maison des associations étudiantes. Des perspectives de changement de situation du local sont donc à faire remonter pour obtenir, enfin, plus de visibilité au niveau de l’Université (une réorganisation des locaux de l’Université étant en cours).

    Financement du patrimoine, présenté par Yoann, trésorier de l’association :

    Nous touchons actuellement environ 320€ de subvention par an pour les jeux. Pour compléter le financement, il serait important de faire plus d’évènements sur l’université afin de rajouter des gains à la buvette, comme par exemple à la cité Universitaire.

    Gestion du patrimoine, présenté par Marc :

    L’inventaire des jeux et livres de l’association est terminé, tout a été rentré dans un fichier Excel. Quelques jeux et livres sont actuellement en emprunt et doivent être retournés au plus vite.

    Le problème de sécurité de notre patrimoine est criant : de nombreux vols ont été constaté au cours des dernières années, notamment à cause d’un problème de sécurité quant à l’accès du local, parce que toute personne suffisamment renseignée sur le fonctionnement de la MDU peut réussir à obtenir un accès. Pour tenter de palier à ce problème, il est proposé d’apposer des autocollants « Rôlistes Rouennais » sur les boîtes et les livres et de plastifier le tout, afin que l’autocollant ne puisse pas être facilement retiré tout en protégeant ledit matériel.

    Une fiche d’emprunt est présentée par Yoann au CA : il comprend le nom de l’emprunteur et du responsable auprès du qui l’emprunt a été fait. Tout volontaire peut être responsable de l’emprunt volontaires de l’association. Si un responsable d’emprunt est pris à défaut (jeu volé par exemple), cette responsabilité lui sera retiré.

    Vote pour permettre aux personnes faisant profiter l’association de leur jeux de rôles régulièrement et en partie ouvertes de couvrir le livre avec le papier de l’association :

    2 Pour, 0 Contre, 3 Abstension

    Vote pour interdir l’emprunt sans couverture :

    3 Pour, 2 Contre, 0 Abstension

    Point sur les jeux de Roger 10 présenté par Gwenola Blosseville :

    La salle de Vue sur Seine n’est pas disponible, faute de s’y être pris à temps. Les jeux de Roger sont donc actuellement clairement compromis pour 2018. Une proposition est de faire une convention plus petite et moins ouverte à l’extérieur, où les associations extérieures et des auteurs seraient invités.

    En absence de Raphaël (excusé) et de Gwenola Blosseville , responsable des Jeux de Roger (excusée), toute discussion autour des jeux de Roger est reporté à un CA ultérieur.

    Point communication présenté par Alexandre, président de l’association:

    Personne n’a réussi à proposer un flyer ou une affiche générale pour l’association. Une réunion sur ce sujet spécifique est proposée par Alexandre pour une date ultérieure.

    Clémentine se porte volontaire pour s’occuper de la communication de l’association sur facebook, ce qui est approuvé par le CA.

    Le partenariat avec Brainscape ayant été rompu, Alexandre, président de l’association, présente un nouveau partenariat avec Soirée Enquête, l’entreprise de Thibaud Jacqueline, ancien président et fondateur de l’association. Est proposé, en échange d’une réduction de 5€ à l’inscription d’une soirée enquête, que l’association ajoute le logo de Soirée Enquête sur toutes ses communications d’aspect général. Le CA rejette actuellement la proposition de partenariat, les bénéfices de l’association étant considéré comme largement insuffisante. D’autres demandes ont été proposées : un accès à la Chapelle quelques jours par an par exemple.

    Point sur le pôle St Sever présenté par Marc :

    Il est relevé que le vendredi soir est toujours problématique, car il arrive ponctuellement que la salle n’est pas occupée. Il est toutefois remarqué que les salles sont de plus en plus régulièrement occupées, ce qui est une bonne chose.

    Le responsable de la mairie Annexe St Sever allant changer, il va être important de se tenir prêt pour assurer au mieux cette succession pour garder intact l’ensemble de nos droits. Est proposé l’idée de lancer des évènements envers les enfants à la fois pour des raisons de communication envers la Mairie de Rouen, mais également pour recruter les futurs membres actifs de l’association sur du long terme.

    Yoann propose également de se rapprocher des autres associations afin de savoir comment ils gèrent le renouvellement des effectifs.

    Point école des MJ présenté par Hegan :

    L’Ecole des MJ est en plein essor, même si la date d’avril risque de ne pas être pourvu, faute de personne disponible avec les vacances scolaires. Il est précisé qu’un effort est effectué afin de faire revenir par cette entremise les anciens de l’association afin qu’ils partagent leur expérience de meneur.

    Point Compagnons présenté par Yoann :

    Suite aux derniers évènements au sein de leur association et pour clarifier notre situation envers eux, une lettre, rédigée par Yoann, leur sera envoyé, dans le but d’indiquer que tout accord concernant l’organisation des murders est désormais rompu, et que l’association se réserve donc le droit d’organiser les siennes de son propre côté désormais.

    Les questions non-débattues au cours de ce CA sont reportés au prochain CA, prévu pour le 6 Mai.

    Fin du CA à 13h55.

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