IMPORTANT – Jeux De Roger ~ 2018

Bonjour à tous, voici l’avancement actuel sur les prochains Jeux de Roger, le sujet sera actualisé à chaque nouvel élément rapporté.
{Long texte en approche, prévoyez quelques bonnes minutes}

Voici le bilan de la dernière réunion à ce sujet :

-> La date choisie et arrêtée est le Week-End des Samedi 24 et Dimanche 25 Novembre 2018, sur deux jours.

-> Pour le lieu, il est question que l’évènement se fasse dans le hangar “Vue Sur Seine” (Quai Ferdinand de Lesseps, à proximité des Docs 76), une discussion est en cours pour évaluer le coût de cette location et la disponibilité de la salle.
Si ce lieu n’est pas disponible, il est envisagé de passer plutôt par la Salle Europa de la MJC de St Sever (bien plus petite, mais aussi bien moins coûteuse)

-> En ce qui concerne les activités proposées, en dehors des parties de JDR, nous mettrons en place
– Murder Party
– Escape Game
– Jeux de Société sélectionnés au préalable selon les critères suivants : parties rapides et diversité des univers et de l’accessibilité pour les plus jeunes
[Le Trollball ne sera malheureusement pas envisageable dans les lieux proposés et à cette période de l’année]
-Il est également question de faire des salles “à thème”, mais la priorité de ceci reste minimale.

-> Pour les repas, il est IMPERATIF d’établir des devis détaillés, assez longtemps à l’avance.
– Il a été proposé de faire deux plats différents afin de satisfaire le plus grand nombre sans trop se perdre (+ des croque-monsieurs qui seront UNIQUEMENT pour les bénévoles, et leur seront offerts)
[Ce sujet est à revoir plus en détails d’ici le mois d’Aout au plus tard]

-> Les invités devront être contactés dès que le lieu sera confirmé.
Il faudra ainsi contacter les mêmes personnes que l’an passé (que ceux-ci aient pu venir ou non)
Un système de badge est sérieusement envisagé afin de pouvoir reconnaître clairement les invités et les bénévoles.
Il a également été proposé d’offrir des produits locaux / faits main, mais la priorité de ceci reste minimale.
[Il nous est malheureusement impossible de donner suite à la proposition d’inviter des artisans pour cette édition]

-> La publicité se fera par les biais suivants :
– Site des Rôlistes Rouennais
– Facebook (Posts classiques ET payants)
– Journaux locaux / radios régionales (?)
– Affiches et Flyers -à faire faire par un(e) graphiste- distribués et placardés sur des points d’intérêt à définir.
{ATTENTION : suite à de grosses pertes en 2017 il faudra en limiter la quantité et mieux la gérer}

-> Si nous pouvons avoir le hangar “Vue Sur Seine” il sera possible d’inviter la team d’AVENTURES.
– Leur nom ne sera PAS mis en avant par rapport à ceux des autres invités (il n’est pas question d’en faire un simple argument marketing)
– Sorina-Chan et Shun Geek (Faisant respectivement les artwork et goodies officiels de la série) pourront si elles le souhaitent installer des stands de vente.
– Une ou deux conférences pourront être organisées mais PAS de dédicaces pures et simples (sauf s’ils le demandent expressément), le but étant qu’ils puissent aussi profiter de la convention.
– Lors de l’envoi de l’invitation officielle, il faudrait de toute façon voir avec eux selon ce qu’ils préféreraient faire. (conférences, rencontres, organiser des parties, jouer, etc…)

-> Le sujet qui fâche beaucoup, beaucoup : Le financement
Demandes de subventions / partenariats auprès des organismes suivants :
– FSDIE
– Université de Rouen
– Boutiques spécialisées
– Brainscape
– Coca-Cola / Nescafé ou autres (produits gratuits/réductions?)

-> Dans les points divers ont été évoqué :
– l’établissement d’un dossier de presse
– Le nombre de personnes attendu : environ 800 sur tout le Week-End dans le cas où cela se ferait à Vue Sur Seine.
– La possibilité de faire faire des Tee-Shirts RR pour les bénévoles, dans le but de les rendre clairement identifiables, ou a défaut d’un autre type d’accessoires (Brassards ou autres)

Ceci étant dit, j’aurais besoin de volontaires pour les tâches suivantes :
– Récupérer la liste des personnes qui ont été invitées l’an dernier (qu’ils aient répondu présent ou non), qu’on puisse envoyer toutes les invitations d’une traite une fois le lieu réservé.
– Commencer à établir une liste du matériel nécessaire en fonction de chacune des salles afin d’en optimiser l’espace et de pouvoir en profiter un maximum (Chacun est invité à donner ses idées en réponse à ce post)
– Un(e) courageux/se volontaire pour m’aider à établir les devis une fois que le souci de la location de salle sera débloqué. (Les chiffres, c’est bigrement pas mon truc.)

Voici les liens vers les sites des salles proposées  :
https://www.rouen.fr/mjc-rive-gauche-salle-europa

http://www.vue-sur-seine.fr/

Mes excuses pour ce pavé,
N’hésitez pas à me faire remarquer le moindre détail que j’aurais oublié ou mal indiqué, etc…