[16/02/19] Compte rendu CA

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Ce sujet a 2 réponses, 1 participant et a été mis à jour par Yves Remord Yves Remord, il y a 4 mois et 4 semaines.

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    Yves Remord
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    Compte rendu du CA ouvert du 16/2/2019

     

    Ordre du jour :

    -Modification du CA (Conseil Administration)

    -Trésorerie : état actuel depuis le début du mandat

    -Pôle étudiant : résumé des activités ponctuelles et régulières

    -Gestion du patrimoine de l’association

    -Evénements à venir

     

    Membres du CA présent :

    -Alexandre RATKOFF

    -Nicolas OUMARD

    -Quentin MARTINS

    -Corentin BOLZER (Arrivé en retard)

    -Sylvestre VIMARD (Ajouté au CA ce jour)

    -Delphine Vasseur (Membre sortante du CA ce jour)

     

    Membres du CA « excusés » :

    -André-Pierre TAYOT

    -Clémentine DESJARDINS

    -William PEARSON

     

    Commencé à 19h48

     

    Modification du CA :

    Les membres du CA ont accepté la démission de Delphine VASSEUR, du rôle de « membre du CA ».

    Les membres du CA ont voté à l’unanimité des présents, que Sylvestre VIMARD, devienne « membre du CA ».

     

     

    Trésorerie : état actuel depuis le début du mandat :

    Voir Annexe 1 et 2

     

    De manière générale, les comptes bancaires vont bien, vu le peu de dépenses depuis le début du mandat.

    Les cotisations remplissent leurs rôles en payant l’assurance et les frais liés au site internet.

    Quelques dépenses restent à venir (notamment pour les achats de jeu « Smash up » de la soirée hiver, et les dépenses de nourriture pour la soirée du pot de départ de Mr. JAFFRY).

     

    La buvette de St Sever s’autofinance. En moyenne pour 44 euros d’achats, elle rapporte 100 euros de ventes. Elle a ramené 800 euros depuis le début du mandat, soit 100 euros/mois environ. Elle a servi à acheter des livres de jeu de rôle « Donjon & Dragons 3,5 ».

     

    Il a été discuté de la possibilité de voir certains produits à la baisse (notamment les dés).

     

    La buvette de la MDU s’autofinance également. Elle a été mise en place en décembre. Les bénéfices par mois semblent être d’environ la moitié des bénéfices de ceux de St Sever.

     

    Il sera proposé aux membres de choisir la façon dont va être dépensé une partie des bénéfices de la buvette : notamment si les membres veulent des JDRs ou des JDS. Les modalités de mise en place restent à définir.

     

     

    Pôle étudiant : résumé des activités ponctuelles et régulières

     

    Les événements réguliers :

     

    Les « Interludiques » se réalisent de manière correcte, on a pu remarquer que pas mal de personnes en dehors de l’association utilisent les jeux de manière fréquente, indiquant que plus de personnes sont intéressés par nos activités.

     

    Les soirées « Gibiers de potence » ont du mal à se mettre en place, probablement dû à un manque de communication tant interne qu’externe. Cependant, les dernières soirées réalisées ont attiré plus de monde qu’avant.

     

    Les soirées « Soucoupe » (au nombre de 2 jusqu’à présent), touchent un public non initié aux JDRs et qui apprécie leurs soirées. Les JDS quant à eux ont plus de mal à attirer les non membres de l’association. On constatera également que le CROUS tarde à rendre la convention malgré nos relances.

     

    Les événements ponctuels :

     

    Modulo (début d’année scolaire) a été un succès cette année : la disposition des stands, la mise en place des jeux de société à disposition du public et probablement les kakemonos ont eu leur effet. Des personnes se sont renseignés, ont pris des flyers, et ont joué aux jeux (surtout les premiers jours à Mont Saint Aignan). L’expérience a touché beaucoup de personnes.

     

    La rentrée culturelle (le mardi 25/9/2019 au soir) a été réalisé sans problème : JDR et JDS ont été animés dans la bonne ambiance. Les reliquats de nourriture des 100 euros de bon d’achat offert par l’université pour cette soirée ont été utiles pour la mise en place de la buvette.

     

    Les Zazimuts : Les deux personnes présentes (Corentin BOLZER et Alexandre RATKOFF) ont présenté des petits JDRs durant la soirée. Cela semble avoir été apprécié. Il y a également eu un passage à radio Campus.

     

    La semaine à Thème Halloween a eu des problèmes de communication externe. Le Mercredi a fonctionné normalement et les JDRs du week-end ont été apprécié notamment pour leur thème et par des personnes non membres. On notera que cette semaine instaura l’idée des soirées « Soucoupe », servant de test.

     

    La semaine à Thème Hiver a eu des problèmes de communication. Une réponse tardive du CROUS à la demande de subvention (doublée d’un manque de relance de notre part) et un manque de préparation en sont à l’origine. Malgré tout, les événements se sont aussi bien passé le mercredi que le week-end.

     

    La soirée du Vendredi 1/2/2019 a été un échec d’un point de vue communication : le nombre de personne présentes a été très faible. Cependant, cela n’a coûté que du temps et la buvette a été utilisée, ce qui délaisse en rien son potentiel, reste à mieux préparer.

     

     

    Pour conclure, les papiers demandés pour être une association étudiante ont été rendu à temps, les événements ponctuels ont permis de diffuser la culture ludique, et les événements réguliers semblent être plus valorisés qu’avant. Le système de buvette mis en place fonctionne, et on propose beaucoup d’événements.

     

    Gestion du patrimoine :

     

    Suite à un stock conséquent d’objet non utilisé, des membres de l’association (Marc entre autre) ont proposé de créer une liste d’objet à vendre, soit aux membres de l’association, soit au prix du marché à d’autres personnes, en vente publique.

    Il est proposé par marc que le CA désigne 2 volontaires au moins chargé de créer une liste des objets à vendre, proposer un prix de vente, proposer une éventuelle réduction pour les membres et/ou les achats groupés. L’ensemble de la procédure proposée par les volontaires serait ensuite votée en CA. La liste ainsi que les modalités (réductions, prix …) seront de nouveau votées par le CA

     

    Ce qui a été voté par le CA de ce jour sont les types d’objets soumis à la vente :

    -Les JDS en triple exemplaires ou plus VOTE POUR la mise en vente

    -Les JDR en triple exemplaires ou plusVOTE POUR la mise en vente

    -Les consoles et jeux vidéo associés ainsi que les télévisions « cathodique » (jusqu’à lors non utilisé) VOTE POUR la mise en vente/don

    -Les JDS en double exemplaires VOTE POUR la mise en vente

    -Les JDR en double exemplairesVOTE CONTRE la mise en vente

    -Les JDS non utiliséVOTE POUR la mise en vente

    -Les JDR non utilisé VOTE CONTRE la mise en vente

    -Les Goodies (peluches entre autre choses) VOTE POUR la mise en vente

    -Les Magazines en double exemplairesVOTE POUR la mise en vente

     

    Chacun des objets de chaque catégorie peuvent être gardé si le CA vote contre lors du vote de mise en vente.

     

    Par ailleurs, les conditions d’emprunts ont changé : Lorsqu’un membre souhaite emprunter un jeu non couvert, il doit le couvrir avec l’aide de la personne gérant l’emprunt. S’il n’est pas possible de couvrir le jeu (manque de papier ou autre) la personne peut emprunter le jeu non couvert.

     

    Lorsqu’un événement de l’association a lieu, un responsable peut emprunter plusieurs jeux couvert ou non du moment l’événement n’a pas lieu dans un endroit où sont servies des boissons alcoolisées (alcool dangereux sur jeux non couverts)

     

    Evénements à venir :

     

    L’association s’est engagée à participer aux événements. Suite à un problème d’organisation il y aura besoin de bénévole pour ces animer et organiser ces événements et leurs projets.

     

    Pour MOZAIK le mardi 2/4/2019 au soir, de 18h à 19h nous allons faire un Jeu de piste à énigme, nous recherchons une ou plusieurs personnes pouvant aider à la création d’énigmes et une a plusieurs personnes pour l’animation

     

    Pour MOZAIK le mercredi 3/4/2019 dans l’après-midi, sur le créneau des interludiques soit de 15h à 19h, nous cherchons 6 bénévoles pour animer des JDS et JDR court format (1h max), avec des personnes de tous âges

     

    Pour La nuit du musée le 28/3/2019 de 19h à 23h, Nous recherchons un a deux animateurs pour du JDS « Dixit » avec des images d’œuvres d’art et un a deux animateurs pour du JDR courte durée (1h max). L’oeuvre principale de la salle de JDR sera « Le bain de Diane », les JDR devront avoir rapport avec la salle où ils se dérouleront, Photos à venir bientôt. Eventuellement un autre bénévole pour gérer les inscriptions aux JDR et JDS

     

    En ce qui concerne la nuit au musée, le musée à donner des images pour les cartes, des bénévoles de notre association ont proposé d’adapter le format des cartes, il faudra un bénévole pour faire des devis pour l’impression, et plusieurs bénévoles ont proposer d’aider à la plastification.

     

    Pour MOZAIK, la construction des indices et des énigmes ainsi que le trajet du jeu sont à confirmer avec We Can’bodge, il faut fixer un rdv avec eux rapidement pour mettre au point ces informations. La formation de l’AFEV pour les JDR et JDS est prévue pour le 25/02/2018.

     

    Ces événements sont importants a réalisés, Mozaik pour montrer à la fac que nous sommes capables de coopérer avec d’autres associations pour réaliser des projets, ainsi que pour un subvention pour la couverture des jeux et cartes, le musée pour la somme généreuse qu’il nous proposent pour l’animation (environ 300€)

     

     

    Futurs engagements potentiels :

    Par ailleurs, la « Normandy Welcome Day » le samedi 16 Mars de 15h00 à 18h30, aurait besoin de monde pour animer des stands de jeux et autres ; si des personnes sont intéressés, n’hésitez pas a vous manifester, si vous voulez faire des JDS et JDR en ANGLAIS. Sinon, l’association ne s’engagera pas.

     

    L’office de tourisme de Rouen nous a proposé pour « L’Armada » d’animer des JDR à base historique dont le thème serait « les bateaux ». Certaines personnes sont déjà intéressé, n’hésitez pas à vous manifester

     

    Les Conventions et événements auxquels l’association est invité :

     

    Eclipse (Rennes) les 8, 9 et 10 mars, convention de JDR gratuite

    https://www.conventioneclipse.org/

     

    Histoire de Jouer (Caen) les 16 et 17 mars, convention de JDR/JDS payante (1€)

    Histoire de Jouer 14

     

    JFJ (Sartrouville) les 30 et 31 mars, convention de jeu de figurine payante (1€)

    https://www.sfj78.fr/jfj/accueil-jfj/

     

    Enfin, la réunion s’est terminé par l’intervention de Nathan qui nous a rappelé en cas de situation de conflit, l’association doit toujours se porter partie civile et que pour une expulsion, il faut envoyer une lettre/un mail officiel demandant lors d’un CA exceptionnel fermé, une explication des actes de la personne sujet à l’expulsion. Alexandre à rappeler également que des organismes la mairie de Rouen, la fac et les Maison de Justice et de Droit  propose un service juridique gratuit et qu’il faut les consulter si l’association a un problème.

    #1717
    Yves Remord
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    Les annexes :

    Annexe 1 Evolution de la buvette sur le mandat en cours

    Annexe 2 Compte Bancaire au 16/02/19

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    #1720
    Yves Remord
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    Annexe 1 Evolution des buvettes sur le mandat en cours (Nicolas a modifier la première annexe pour incorporer la buvette MDU)

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